Wie Hedy.ai Dein Meeting-Chaos in strategische Klarheit verwandelt

Lass uns ehrlich sein: Die meisten von uns führen nicht ein Meeting. Wir führen viele. Mit verschiedenen Kunden. Zu verschiedenen Projekten. Über Wochen, Monate, manchmal Jahre hinweg.

Und jedes dieser Meetings produziert Informationen.

Entscheidungen werden getroffen. Ideen werden entwickelt. Aufgaben werden verteilt. Details werden besprochen.

Aber was passiert mit all diesen Informationen?
Im besten Fall landen sie in irgendeiner Notizen-App. Im schlimmsten Fall? Nirgendwo.

Das eigentliche Problem ist nicht, dass wir uns nicht an einzelne Meetings erinnern. Das eigentliche Problem ist, dass wir den Zusammenhang zwischen Gesprächen verlieren.

Stell Dir vor:

• Du sprichst mit einem Kunden im Januar über seine Vision
• Im März besprecht ihr erste Umsetzungsideen
• Im Mai kommt ein Update-Call
• Im Juli wollt ihr die Ergebnisse bewerten

Vier Gespräche. Ein Projekt. Aber hast Du wirklich den Überblick, wie sich die Diskussion entwickelt hat? Welche Entscheidungen in Meeting 1 getroffen wurden, die jetzt in Meeting 4 relevant sind?

Oder arbeitest Du wie ich früher: Mit Notizen, die überall verstreut sind, ohne System, ohne Struktur, ohne strategischen Überblick?

Das ist kein Meeting-Problem. Das ist ein Wissensmanagement-Problem.

Und genau hier wird Hedy zu mehr als nur einem Meeting-Management Tool.

Bevor ich zu Hedy kam, habe ich vieles ausprobiert.

Notizen-Apps? Evernote, OneNote, Notion – ich hatte sie alle. Das Problem: Jedes Meeting ist ein isolierter Eintrag. Wenn ich alle Infos zu einem Kunden sehen will, muss ich 15 verschiedene Notizen durchsuchen.

Handschriftliche Notizen? Authentisch, ja. Aber drei Wochen später? Unleserlich. Und digitalisieren? Die OCR-Software scheitert an meiner Handschrift.

Meeting-Transkriptions-Tools? Fireflies, Otter.ai, tl;dv – die sind super für Video-Calls. Aber was ist mit Präsenz-Meetings? Mit Telefonaten? Mit spontanen Gesprächen beim Kaffee?

Und vor allem: Sie dokumentieren nur. Sie organisieren nicht.

Du bekommst nach jedem Meeting eine Zusammenfassung. Schön. Aber wie verbindest Du Meeting 1 mit Meeting 4? Wie behältst Du den Überblick über ein gesamtes Kundenprojekt?

Die meisten Tools denken in einzelnen Meetings. Nicht in Projekten. Nicht in Kundenbeziehungen. Nicht in strategischen Zusammenhängen.

Das ist der Unterschied zu Hedy.

Stell Dir vor, Du hast einen Kunden, mit dem Du über Monate hinweg an einem Projekt arbeitest. Mehrere Meetings. Viele Gespräche.

Mit herkömmlichen Tools? Jedes Meeting ist eine separate Notiz. Du musst manuell zusammensuchen, was zusammengehört.

Mit Hedy? Du erstellst ein Topic.

Ein Topic ist wie ein Ordner – aber intelligenter. Du legst ein Topic für den Kunden an (z.B. "Kunde X – Broschüren-Reihe"). Und ab jetzt landen alle Meetings zu diesem Projekt automatisch dort.

Aber es wird noch besser:

Du kannst für jedes Topic individuelle Einstellungen festlegen:

• Welche Meeting-Sprache wird verwendet?
• Welche Zusammenfassungs-Art willst Du (kurz, detailliert, fokussiert auf Action Items)?
• Welchen Kontext soll Hedy kennen? (Dazu gleich mehr!)

Beispiel aus meiner Praxis:

Für mein Broschüren-Projekt habe ich ein Topic angelegt. Alle Gespräche mit der Kundin landen dort. Wenn ich jetzt vor dem nächsten Meeting stehe, öffne ich das Topic – und habe sofort:

• Alle bisherigen Gespräche im Überblick
• Die wichtigsten Entscheidungen
• Offene Fragen aus dem letzten Call
• Action Items, die noch ausstehen

Keine panische Suche mehr. Keine verstreuten Notizen. Alles an einem Ort.

Das ist kein simples Meeting-Management Tool mehr. Das ist strategisches Kundengespräche dokumentieren auf einem neuen Level.

Jedes Mal, wenn Du ein Meeting mit Hedy aufzeichnest, erstellt Hedy eine Session.

Eine Session ist mehr als nur ein Transkript. Es ist eine intelligente Aufbereitung Deines Gesprächs.

Was Du nach jedem Meeting bekommst:

• Vollständiges Transkript (in über 30 Sprachen)
• Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
• Action Items – automatisch erkannt
• Teilnehmer-Übersicht (wer hat was gesagt)
• Highlights – die Momente, die Du markiert hast

Und hier wird es richtig clever: Du kannst Meeting-Settings individuell konfigurieren.

App-Einstellungen: Grundlegende Präferenzen (Sprache, Datenschutz, Integrationen)

Meeting-Einstellungen: Spezifische Settings pro Meeting-Typ (z.B. "Kundengespräch vs. Brainstorming")

Topic-Einstellungen: Kontext für ein ganzes Projekt

Das bedeutet: Hedy passt sich an, je nachdem, welche Art von Gespräch Du führst.

Beispiel:

Bei meinen Kundengesprächen will ich detaillierte Zusammenfassungen mit allen Entscheidungen.

Bei meinen Brainstorming-Sessions mit mir selbst? Da reicht eine kurze Übersicht der Ideen.

Hedy merkt sich das. Und liefert entsprechend.

Stell Dir vor, mitten im Gespräch sagt Dein Kunde etwas extrem Wichtiges. Ein Insight. Eine Idee. Ein Detail, das Du auf keinen Fall vergessen darfst.

Früher? Hektisch notiert. Auf einem Zettel. Der dann verschwunden ist.

Mit Hedy? Du markierst es als Highlight.

Ein Tap auf Deinem Smartphone. Hedy speichert diesen Moment – mit Transkript, Zeitstempel und Kontext.

Nach dem Meeting findest Du alle Deine Highlights gesammelt. Nicht nur aus diesem Meeting. Aus allen Meetings.

Das ist Dein digitaler Zettelkasten.

Ich nutze Highlights inzwischen für sehr vieles:

• Wichtige Kundenwünsche
• Geniale Formulierungen, die mir einfallen
• Technische Details, die ich später brauche
• Ideen für Blogposts (wie diesen hier!)

Und das Beste: Die Highlights sind durchsuchbar. Du kannst nach Keywords suchen und findest sofort, was Du brauchst.

Kein Scrollen durch endlose Notizen mehr. Kein verzweifeltes "Wo hatte ich das nochmal notiert?"

Alles ist da. Strukturiert. Auffindbar.

Hedy ist großartig. Aber ehrlich? Ich arbeite nicht nur in Hedy. Ich arbeite in Notion. In Gamma. In Miro.

Und genau deshalb sind Integrationen so wichtig.

Hedy bietet eine API und n8n-Integration. Das bedeutet: Du kannst Deine Meeting-Notizen automatisch in Deine anderen Tools übertragen.

Beispiele, die ich gerade teste:

Hedy → Notion: Alle Session-Zusammenfassungen landen automatisch in meiner Notion-Datenbank. Strukturiert nach Kunden.

Hedy → Gamma: Nach dem Gespräch entsteht eine aufbereitete Zusammenfassung als Präsentation.

Hedy → Miro: Bei Brainstorming-Sessions übertrage ich die Highlights auf mein digitales Whiteboard.

Ist das perfekt? Nein, ich bin noch am Experimentieren. Aber die Möglichkeiten sind unfassbar spannend.

Weil es bedeutet: Hedy wird nicht zu einem weiteren Tool, das isoliert rumsteht. Hedy wird Teil meines Workflows.

Und das ist der Punkt, an dem ein Meeting-Tool zu einem echten Business-Asset wird.

Ich nutze Hedy noch nicht so ewig. Aber die Vielseitigkeit ist soooooo soooo soooo groß.

Hier ist, wie ich Hedy aktuell einsetze:

1. Kundengespräche dokumentieren

Jeder Kunde bekommt ein Topic. Alle Meetings landen dort. Vor dem nächsten Call öffne ich das Topic, lese die letzte Zusammenfassung, checke die offenen Action Items – und bin vorbereitet.

Kein Chaos mehr. Kein Rätselraten. Ich weiß genau, wo wir stehen.

2. Brainstorming mit mir selbst

Wenn ich eine neue Workshop-Idee habe, starte ich ein Meeting – mit mir selbst. Ich spreche laut. Hedy transkribiert. Am Ende habe ich meine Gedanken strukturiert vor mir.

Das ist wie Journaling. Nur besser.

3. Zusammenfassungen für spätere Verwendung

Nach wichtigen Meetings schicke ich die Zusammenfassung direkt an den Kunden. Das zeigt Professionalität. Und es stellt sicher, dass wir beide dasselbe verstanden haben.

4. Experimente mit Integrationen

Miro, Notion, Asana – ich bin gerade am Testen, wie ich Hedy am besten in meine bestehenden Workflows integriere. Es ist spannend zu sehen, was da noch alles möglich ist.

Und jetzt kommt der Teil, der mich am meisten begeistert: Du kannst alte Informationen ins Topic-Setup laden.

Das bedeutet: Auch wenn Du Hedy erst jetzt anfängst zu nutzen, kannst Du Kontext aus früheren Gesprächen hochladen.

Beispiel:

Ich habe alte Notizen zur Broschüren-Reihe. Handgeschrieben, eingescannt, chaotisch. Ich lade sie ins Topic hoch. Hedy liest sie, versteht den Kontext – und kann ab jetzt darauf zugreifen.

Das ist unfassbar wertvoll.

Weil es bedeutet: Hedy kennt die Geschichte. Nicht nur das aktuelle Meeting. Sondern das ganze Projekt.

Wenn ich jetzt in einem neuen Meeting etwas bespreche, kann Hedy sagen: "Moment, das hattet ihr doch im Januar schon anders entschieden, oder?"

Das ist kein Tool mehr. Das ist ein strategischer Partner.

Als certified Hedy-Trainerin – ich habe meine Ausbildung direkt bei Julian Pscheid, dem Gründer von Hedy.ai, gemacht – kann ich Dir sagen: Die meisten User nutzen diese Funktion gar nicht. Dabei ist sie Gold wert.

Bevor Du jetzt denkst: "Wow, das klingt zu gut, um wahr zu sein" – lass mich klarstellen, was Hedy nicht ist.

Hedy ist kein Autopilot. Es führt nicht Deine Meetings für Dich. Es trifft nicht Deine Entscheidungen.

Hedy ist ein Co-Pilot. Es unterstützt Dich. Gibt Dir Werkzeuge. Macht Dich effizienter.

Aber am Ende bist immer noch Du derjenige, der denkt, entscheidet, handelt.

Und genau das ist gut so.

Ich habe in den letzten Jahren viele KI-Tools getestet. Viele wollen Dich ersetzen. Hedy will Dich besser machen.

Das ist ein fundamentaler Unterschied.

Ich weiß, was Du jetzt denkst: "Das klingt alles toll. Aber was passiert mit meinen Daten?"

Berechtigte Frage. Gerade bei sensiblen Kundengesprächen.

Hier ist die gute Nachricht: Hedy nimmt Datenschutz ernst.

• On-Device-Verarbeitung: Viele Prozesse laufen direkt auf Deinem Gerät. Nicht in der Cloud.
• GDPR-konform: Hedy entspricht den europäischen Datenschutzstandards.
• DPA-Vereinbarungen: Für Unternehmen verfügbar.
• SOC 2 Type II & HIPAA: Compliance-Zertifizierungen sind in Arbeit.

Das bedeutet: Du kannst Hedy auch für hochsensible Gespräche nutzen. Kundengespräche. Strategiemeetings. Vertrauliche Projekte.

Die Daten gehören Dir. Und nur Dir.

Wenn Du bis hierher gelesen hast, hast Du vermutlich erkannt: Das Meeting-Chaos muss nicht sein.

Es gibt Lösungen. Systeme. Tools wie Hedy, die nicht nur dokumentieren, sondern organisieren.

Die aus isolierten Gesprächen zusammenhängendes Wissen machen.

Die Dir helfen, strategisch zu arbeiten statt reaktiv.

Mein Vorschlag:

1. Probiere Hedy aus. Starte mit einem Projekt. Einem Kunden. Einem Topic.
2. Experimentiere. Teste die verschiedenen Funktionen. Finde heraus, was für Dich funktioniert.
3. Integriere es in Deinen Workflow. Nicht als zusätzliches Tool. Sondern als zentraler Hub für Deine Meeting-Organisation.

Und wenn Du dabei Unterstützung willst?

Ich helfe Dir gerne.

Als certified Hedy-Trainerin biete ich Workshops an, in denen ich Dir genau zeige:

• Wie Du Hedy optimal für Deine Kundengespräche nutzt
• Wie Du Topics strategisch aufbaust
• Wie Du die Integrationen zu Deinem Vorteil nutzt
• Welche Best Practices wirklich funktionieren

Du kannst auch eines meiner Webinare besuchen, meinen Online-Kurs machen oder mich für eine individuelle Keynote oder einen Vortrag buchen.

Erinnerst Du Dich an den Anfang dieses Artikels?

15 Minuten vor dem wichtigen Meeting. Panisch auf der Suche nach Notizen. Unleserliche Zettel. Chaos.

Heute sieht das anders aus.

Heute öffne ich Hedy. Ich gehe zum Topic "Broschüren-Reihe". Ich sehe alle bisherigen Gespräche. Ich lese die Zusammenfassung des letzten Meetings. Ich checke die Highlights.

Und ich gehe ins Gespräch – vorbereitet. Klar. Souverän.

Nicht weil ich ein besseres Gedächtnis habe. Sondern weil ich ein besseres System habe.

Das ist der Unterschied zwischen Meeting-Chaos und strategischer Klarheit.

Und genau das gibt Dir Hedy.

Nie wieder den Überblick verlieren.

Quelle: Meine Erfahrungen und der Dialog mit ChatGPT und Claude. Die Bilder sind mit Midjourney und fal.ai generiert.